Trasmettere e ricevere documentazioni

Quando viene trasmessa una documentazione, questa può essere trasmessa solo a destinatari che non sono membri della propria organizzazione. Durante tale procedura viene trasmessa una copia della documentazione ai destinatari.

1. Fare clic sull'icona nella colonna Azioni.
2. Nell'elenco a discesa, fare clic su Trasmetti.

Si apre la finestra di dialogo Trasmetti documentazione.

3. Immettere l'indirizzo e-mail del destinatario.

I destinatari non possono essere membri dell'organizzazione.

È possibile immettere un solo indirizzo e-mail per volta.

È eventualmente possibile attivare l'opzione Allega adesivo con codice QR della documentazione.

È anche possibile scrivere un messaggio al destinatario.

4. Fare clic su Trasmetti.

La documentazione rimane nella cartella della posta in arrivo del destinatario per 30 giorni e può essere importata nell'area di lavoro del destinatario. Se la documentazione viene importata dal destinatario, quest'ultimo viene automaticamente rimosso dall'elenco dei destinatari nella finestra di dialogo Trasmetti documentazione.

Particolarità nell'invio di una documentazione con relativo codice QR

Attivando l'opzione Allega adesivo con codice QR della documentazione, l'adesivo, compreso il codice QR della documentazione, viene trasmesso al destinatario.

• Viene inviata al destinatario una versione digitale dell'adesivo, compreso il codice QR della documentazione. Il destinatario può stampare l'adesivo e applicarlo all'armadio elettrico.
• Se l'adesivo è stato stampato in precedenza e l'adesivo stampato è stato trasmesso al destinatario, il codice QR della documentazione sarà attivo sull'adesivo per il destinatario.

1. Adesivo con codice QR della documentazione che può essere allegato all'invio

È possibile inviare una documentazione con adesivo a un solo destinatario per volta. Se viene inviata una documentazione con adesivo a un destinatario, l'opzione rimane disattivata fino a quando il destinatario non importa la documentazione.

Una volta che il destinatario ha importato la documentazione nella propria area di ePocket, non è più possibile eseguire la scansione del codice QR della documentazione inviato. Il codice QR della documentazione non sarà più valido. Dopo l'invio è disponibile un adesivo con un nuovo codice QR per la documentazione. È possibile inviare il nuovo codice QR della documentazione a un altro destinatario.

È possibile richiamare una documentazione trasmessa, a condizione che la documentazione trasmessa non sia stata ancora importata dal destinatario.

1. Fare clic sull'icona nella colonna Azioni.
2. Nell'elenco a discesa, fare clic su Trasmetti.

Si apre la finestra di dialogo Trasmetti documentazione.

3. Fare clic sull'icona accanto all'utente nell'elenco dei destinatari.
4. Viene richiesto di confermare il richiamo della documentazione.
5. Fare clic su Richiama.
6. La documentazione viene richiamata. La documentazione non sarà più disponibile nella cartella Posta in arrivo del destinatario.
7. Il destinatario viene eliminato dall'elenco dei destinatari.

Quando si riceve una documentazione, questa viene prima trasmessa alla casella di posta in arrivo di ePocket. Per poter lavorare con la documentazione ricevuta, questa deve essere prima importata nella propria area di lavoro. Si ha a disposizione 30 giorni di tempo per importare la documentazione dalla casella di posta in arrivo nella propria area di lavoro.

Importare documentazione

1. Passare all'area Posta in arrivo di ePocket.
2. Fare clic sull'icona nella colonna Azioni.
3. Nell'elenco a discesa, fare clic su Importa.

Si apre la finestra di dialogo Importa documentazione.

Se si è membri di più organizzazioni, è possibile selezionare l'organizzazione in cui importare la documentazione.

È possibile selezionare l'ubicazione in cui importare la documentazione.

Ogni documentazione può essere importata una sola volta.

4. Fare clic su Importa.
5. La documentazione viene importata nella sua area di lavoro di ePocket.

Particolarità nell'importazione in un'altra organizzazione

Se si è membri di più organizzazioni, è possibile selezionare l'organizzazione in cui importare la documentazione. Qualora venga modificata l'organizzazione nella finestra di dialogo di importazione, si verrà reindirizzati direttamente nella rispettiva organizzazione. Nella nuova organizzazione è quindi possibile continuare l'importazione della documentazione.

Rifiutare la documentazione

Qualora si rifiuti una documentazione ricevuta, questa verrà eliminata dalla cartella di posta in arrivo e non potrà più essere importata.

Possono essere rifiutate solo le documentazioni che non sono state ancora importate.

1. Passare all'area Posta in arrivo di ePocket.
2. Fare clic sull'icona nella colonna Azioni.

È possibile rifiutare solo la documentazione che non è stata ancora importata.

3. Nell'elenco a discesa fare clic su Rifiuta.
4. La documentazione viene rifiutata ed eliminata.